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BOM 관리 방법을 찾으시는 분들은 대개 엑셀 BOM이 이미 여러 벌로 갈라져 있는 상태입니다. 설계 담당자 파일, 구매 담당자 파일, 현장 작업지시용 파일이 따로 있고, 어느 것이 최신인지 사람마다 답이 다릅니다. 이 글에서는 특정 프로그램을 추천하지 않고, 엑셀 BOM을 ERP·생산관리 시스템으로 옮기기 전에 정리할 기준과 옮기는 순서, 옮긴 뒤 다시 꼬이지 않게 하는 운영 규칙만 정리합니다.

엑셀 BOM이 꼬이는 이유부터 확인하기

가지런히 쌓인 은색 나사와 볼트 근접 사진

엑셀 BOM 자체가 나쁜 것은 아닙니다. 문제는 대부분 누가, 언제, 어떤 기준으로 고쳤는지 남지 않는다는 점에서 생깁니다. 옮기기 전에 지금 파일에서 아래 항목이 어떤 상태인지 먼저 표시해 두시면, 시스템으로 옮길 범위와 정리할 양이 보입니다.

  1. 같은 부품, 다른 이름 — 「볼트 M6×20」 「M6-20 볼트」처럼 한 품목이 두세 가지 이름이나 코드로 적혀 있는지.
  2. 최신본이 여러 개 — 설계·구매·현장 파일 가운데 어느 것이 기준인지 정해져 있는지, 파일명에 날짜·버전이 붙어 있는지.
  3. 수량 기준이 섞임 — 소요량이 완제품 1개 기준인지, 상위 반제품 1개 기준인지, 손실률을 넣었는지 빼었는지.
  4. 단위가 섞임 — 같은 원자재를 어떤 행은 kg, 어떤 행은 m나 EA로 적었는지.
  5. 단계가 평평함 — 반제품(조립품)이 따로 없이 완제품 아래에 부품만 길게 나열되어 있는지.
  6. 변경 이력 없음 — 설계 변경이 생겼을 때 기존 재고와 진행 중 작업지시는 어떤 BOM을 따랐는지 남아 있는지.

이 여섯 줄 중 세 줄 이상이 해당되면, 시스템으로 그대로 옮기는 것보다 기준정보를 먼저 정리하는 시간을 일정에 따로 잡는 편이 안전합니다. 구축 일정에서 기준정보 이관 단계를 어떻게 잡는지는 제조업 ERP 구축 기간, 단계별로 언제부터 쓸 수 있는지에서 단계별로 정리해 두었습니다.

엑셀 BOM을 시스템으로 옮기는 순서

벽면 공구판에 종류별로 정리해 걸어 둔 수공구

옮기는 작업은 한 번에 전 품목을 올리기보다, 아래 순서로 나눠 진행하시면 오류를 줄일 수 있습니다.

  1. 품목 코드 규칙 정하기 — 원자재·부품·반제품·완제품을 구분하는 규칙, 자릿수, 규격을 코드에 넣을지 여부를 먼저 정합니다. 코드에 의미를 너무 많이 담으면 나중에 바꾸기 어려우니, 구분과 일련번호 정도로 단순하게 두는 경우가 많습니다.
  2. 품목 마스터부터 정리 — BOM보다 품목 목록이 먼저입니다. 중복 이름을 하나로 합치고, 기본 단위·구매 단위·환산 기준을 정합니다.
  3. 단계(레벨) 나누기 — 실제로 따로 만들어 두거나 재고로 쌓는 반제품을 중간 단계로 세웁니다. 현장에서 실제로 조립하는 순서와 맞추는 것이 기준입니다.
  4. 소요량 기준 통일 — 모든 행을 「바로 위 품목 1개를 만드는 데 드는 양」으로 맞추고, 손실률·여유분은 별도 칸으로 분리합니다.
  5. 대표 품목으로 먼저 검증 — 많이 만드는 완제품 몇 개만 먼저 올려서, 시스템이 계산한 소요량과 실제 출고·사용량이 맞는지 확인합니다.
  6. 나머지 품목 일괄 이관 — 검증한 양식 그대로 엑셀 업로드 등으로 나머지를 올리고, 올린 뒤 품목 수·행 수를 원본과 대조합니다.

생산관리 프로그램을 아직 고르는 중이시라면, 시연 때 우리 BOM 한두 개를 직접 올려 보는 것을 요청하시는 것이 좋습니다. 비교 기준은 생산관리 프로그램 추천, 소규모 공장에서 고를 때 보는 체크리스트에, 견적에서 기준정보 이관이 어느 줄에 들어가는지는 중소기업 ERP 가격·견적 항목에 정리해 두었습니다.

옮긴 뒤 다시 꼬이지 않게 하는 운영 규칙

녹슨 톱니바퀴와 레버가 맞물린 기계 부품

시스템에 올린 뒤에도 엑셀을 옆에 두고 따로 고치기 시작하면 금방 예전 상태로 돌아갑니다. 아래 규칙을 처음부터 정해 두시는 편이 좋습니다.

  • 수정 권한을 한 사람(또는 한 부서)에 두기 — 누구나 BOM을 고칠 수 있으면 기준이 다시 갈라집니다.
  • 설계 변경은 기록을 남기고 반영 — 무엇을 왜 바꿨는지, 언제부터(어느 작업지시부터) 적용하는지를 남깁니다.
  • 적용 시점과 기존 재고 처리 정하기 — 변경 전 부품 재고를 먼저 소진할지, 바로 바꿀지를 변경 때마다 정합니다.
  • 현장 실적과 주기적으로 대조 — 작업지시 대비 실제 사용량이 계속 다르면, BOM 소요량이나 손실률을 다시 봐야 한다는 신호입니다.
  • 엑셀은 조회·보고용으로만 — 내려받아 보는 것은 괜찮지만, 고친 내용은 반드시 시스템에서만 반영합니다.

KYS Systems는 제조 IT 현장 경험 25년을 바탕으로 직원 1~20명 규모 공장의 ERP·MES와 기준정보 정리를 다룹니다. 지금 쓰시는 엑셀 BOM을 어떤 순서로 정리하면 될지 5분 통화로 먼저 짚어 드립니다. https://kys.urikys.com 또는 [email protected]로 요청하실 수 있고, /contact/에서도 문의를 남기실 수 있습니다.

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한줄 정리

BOM 관리 방법의 핵심은 프로그램보다 기준정보 정리입니다. 중복 품목·최신본·소요량 기준·단위·단계·변경 이력을 먼저 점검하고, 코드 규칙→품목 마스터→단계→소요량→대표 품목 검증→일괄 이관 순서로 옮긴 뒤, 수정 권한과 변경 기록 규칙을 지키십시오. 문의는 [email protected], 상담은 https://kys.urikys.com 입니다.